SİZE 24 SAAT YETİYOR MU?

Eğer size de bir gün için  24 saatlik zaman dilimi yetmiyorsa, gününüzü en iyi şekilde kullanmanızı sağlayacak zaman yönetimini seçmelisiniz. Bu açıdan da   planlanmış ve önceden hazırlanmış toplantılar daha etkin ve başarılı olur.

Bunun için yapılması gereken bazı ip uçları şunlardır:

TOPLANTIDAN ÖNCE YAPILMASI GEREKENLER:

• Toplantı günü ve zamanı her zaman ayni günde, ayni saatte ve yerde olması gerekir. Örneğin,, Ayın her ilk Salı Günü Saat:10:30 AM’de  Toplantı Odasında gibi. . .
•  Toplantı ekstra bir durum söz konusu olmadıkça iptal edilmemelidir ve her zaman efektif toplantı birinci koşul olmalıdır.
• Toplantının bir amacı ve nedeni olmalıdır.
• Toplantının bir gündemi olmalıdır. Gündem sayfasında gün, tarih, görüşülecek konular yazılmalıdır.
• Katılanlara toplantı hakkında bilgilendirmek gerekir, bunun içinde:
• Toplantıdan önce katılanlara gündemin gönderilmesi
• Katılanların toplantıya daha aktif katılması için önerilerin olup olmadığı sorulması, varsa gündeme eklenmesi.

TOPLANTI GÜNÜ:

• Toplantı yeri organize edilmelidir.
• Toplantı gündemi katılanların sayısına göre  yazılı basılarak hazır olmalıdır.
• Eğer grup içinde  yeni katılanlar varsa ve birbirlerini tanımıyorlarsa,  toplantıya başlamadan önce tanıtma yapılmalıdır. Eğer  yeni katılanların sayısı 10’u geçiyorsa yaka kartları hazırlanmalıdır.
•  Her toplantıda oturum planı değiştirilerek  üyelerinde birbirlerini tanıması, sıcak iletişim kurması sağlanmalıdır.

TOPLANTI SIRASINDA:

• Toplantıya zamanında başlanması gerekir. Geç gelenler için görüşülmüş olan konular tekrar edilmemelidir.
• Açılış konuşması yapılır ve toplantıya katılan misafirler tanıtılır.
• Toplantı gündemi okunur ve zaman durumu iletilir.
• Gündem  sırayla   takip edilir.
• Toplantıya bütün katılanların katılımına dikkat edilmeli, ve çoğunluk sağlanmalıdır.
• Cevabi Evet, Hayır olmayacak  sorular sorulmamalıdır.
• Yöneltilen sorular genel olarak grubun da düşüncelerini almak için gruba yöneltilmelidir.
• Lider olarak  objektif olunmalıdır.
• Karar verme ani geldiğinde , bütün görüşmeler gözden geçirilerek, üyelere tekrarlanmalı ve oylamaya gecikmelidir.
• Toplantının sıkıcı olmaması için, katılanların aktif rol almasını ve fikir beyanına açık olmasını sağlamak gerekir.

TOPLANTIDAN SONRA

• Toplantının amaca ulaşıp ulaşmadığı kontrol edilmelidir.
• Toplantı tutanağı katılanlara dağıtılmalıdır.